Rapport d’activité et Intelligence artificielle : ce que l’IA change
(et ce qu’elle ne remplace pas)

L’intelligence artificielle s’invite progressivement dans les pratiques éditoriales, y compris dans la rédaction et l’analyse de documents structurants comme les rapports d’activité institutionnels.
À première vue, des outils comme Google NotebookLM semblent proposer un gain de temps appréciable : synthèse automatique, extraction de données, hiérarchisation des points clés…

Mais peut-on réellement confier un rapport d’activité — document à la fois technique, stratégique et politique — à une IA ?
Chez COM @ NICE, nous avons expérimenté NotebookLM sur un rapport institutionnel réel. Ce que nous en avons retiré : un outil intéressant, mais insuffisant sans relecture, intention et expertise humaine.

Pour mener cette réflexion, nous avons utilisé un document bien réel :
le rapport d’activité 2024 de l’AGIS 06 – Agence de Gestion Immobilière à vocation Sociale des Alpes-Maritimes.

Cet exercice avait un double objectif :

• mesurer ce que l’IA peut réellement apporter en phase d’analyse
• identifier ses limites face aux exigences spécifiques d’un document institutionnel

Google NotebookLM est une application d’intelligence artificielle conçue pour lire et synthétiser des documents (PDF, Docs, notes, etc.). Elle se présente comme un assistant de lecture augmentée, capable de :

• résumer un contenu dense,
• répondre à des questions sur un texte,
• proposer des “fiches de lecture”,
• générer des synthèses thématiques.

Utilisé sur un rapport d’activité, NotebookLM peut effectivement faciliter l’extraction d’informations : chiffres clés, structuration, compréhension générale. Elle peut également aider à la vulgarisation de données denses ou absconses.
Mais l’expérience montre vite ses limites.

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👉 Mise en page rapport d’activité

Loin des discours technophiles ou technophobes, notre approche repose sur l’observation concrète.
Nous avons testé Google NotebookLM, un outil d’intelligence artificielle conçu pour interagir avec des documents.
Sur le papier, il promet une lecture intelligente, une capacité à synthétiser l’essentiel, voire à en proposer une version simplifiée et partageable.

Mais dans la réalité d’un rapport d’activité institutionnel, où chaque donnée porte un sens, chaque formulation une intention, l’IA montre vite ses limites.
Elle nous aide, oui — mais elle ne remplace ni la lecture, ni la nuance, ni le discernement.

Même bien formée, une IA ne comprend pas les enjeux derrière les mots. Elle extrait, mais elle ne discerne pas.

Dans notre test sur un rapport d’activité d’un organisme public azuréen, voici ce que nous avons observé :

✅ Ce que l’IA fait bien :

• Synthèse structurée des grandes parties
• Repérage automatique des éléments chiffrés
• Résumé introductif globalement fidèle

❌ Ce que l’IA ne sait pas parfaitement faire :

• Contextualiser les chiffres (erreurs possibles dans l’interprétation des données)
• Hiérarchiser ce qui est stratégique, ce qui est secondaire
• Saisir la tonalité d’un document institutionnel (discours politique, preuve d’action, engagement vis-à-vis des parties prenantes)
• Créer un objet de communication exigeant et formel, à la hauteur de ce qu’attendent les collectivités ou les institutions

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Chez COM @ NICE, notre rôle est de transformer votre rapport d’activité brut en un objet narratif structuré et lisible.

Dans le cas particulier de notre client AGIS06, nous avons veillé à ce que leur rapport d’activité puisse être utile et accessible à tous ceux qui le consultent :

• Aux élus, comme outil d’aide à la décision et de suivi des engagements.
• Aux directions, comme support de pilotage et d’évaluation des actions menées.
• Aux équipes, comme repère collectif et valorisation du travail accompli.
• Aux partenaires, comme moyen de partage et de valorisation des coopérations.
• Aux citoyens, comme gage de transparence et d’information sur les résultats obtenus.

Nous utilisons Google NotebookLM comme un outil d’assistance, jamais comme une solution complète.
Car seule une lecture exigeante, une mise en récit maîtrisée et une stratégie éditoriale claire garantissent un contenu à la hauteur.

L’intelligence artificielle devient un atout dans notre méthodologie :

• pour cadrer rapidement un document
• pour détecter des angles de lecture
• pour gagner du temps en phase d’analyse

Mais la mise en récit finale, le choix du ton, la hiérarchisation des informations et la construction d’un support adapté aux attentes institutionnelles restent l’affaire de professionnels.

C’est là que notre expertise en communication institutionnelle et en conception de rapports d’activité fait toute la différence.

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L’intelligence artificielle est indéniablement un outil d’appui intéressant. Elle facilite certaines étapes fastidieuses : extraire des chiffres, reformuler un contenu dense, suggérer des résumés. En ce sens, elle joue le rôle d’un assistant documentaire capable d’accélérer la préparation d’un rapport.

Mais un rapport d’activité institutionnel n’est pas seulement un document informatif. C’est un objet stratégique qui doit porter un message clair, refléter une identité et répondre à des attentes précises :

• convaincre des décideurs
• rassurer des partenaires
• valoriser le travail des équipes
• rendre compte

Or, ces dimensions dépassent la simple extraction d’informations. Elles nécessitent :

une exigence éditoriale, pour choisir les bons mots et adopter un ton adapté au contexte,
une stratégie de communication, pour structurer le discours et mettre en valeur ce qui compte vraiment,
une créativité humaine, pour transformer des données en récit, donner du rythme, créer un support lisible et attractif.

L’IA ne sait pas interpréter les intentions derrière les chiffres, ni capter la subtilité d’un discours institutionnel. Elle peut aider à préparer le terrain, mais la mise en forme finale doit être pensée par des professionnels capables de lier fond et forme.

C’est cette exigence que nous défendons chez COM @ NICE : utiliser l’IA comme accélérateur, mais toujours replacer l’humain au centre pour produire un rapport fiable, stratégique et porteur de sens.

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FAQ — Google NotebookLM & rapports d’activité

À quoi sert NotebookLM ?

NotebookLM est un outil d’intelligence artificielle proposé par Google pour résumer, analyser et interagir avec des documents. Il permet de poser des questions à un texte et d’obtenir des réponses contextualisées, ainsi que des synthèses automatiques.

NotebookLM est-il gratuit ?

Oui, Google NotebookLM est actuellement gratuit. Certaines fonctionnalités avancées pourraient devenir payantes à terme.
Il suffit de se rendre sur notebooklm.google et d’importer un ou plusieurs documents (PDF, Google Docs…). L’IA analyse alors le contenu et propose une interface interactive pour l’explorer.

Quel est l’équivalent Microsoft de NotebookLM ?

Microsoft propose des solutions similaires via Copilot (intégré à Microsoft 365), notamment dans Word, Excel ou OneNote. Cependant, il n’existe pas d’outil exactement équivalent en mode Notebook indépendant à ce jour (article Août 2025).